Door gebruik te maken van een projectmatige vorm wordt een proces op een geordende manier gecoordineerd.
Verassingen en tegenslagen kunnen zo makkelijker worden voorspeld en doorlooptijden worden beperkt.
In het kort een overzicht van de belangrijkste facetten van het verloop van een project:
Initiatiefase
Bij het initiëren van een project dient éénduidig het gewenste resultaat te worden vastgesteld.
Het gewenste resultaat is de leidraad voor het vormgeven van het project. Het project wordt bepaald door de uit te voeren werkzaamheden en de levering of ontwikkeling van hardware en applicaties. Dit is de basis voor het bestek.
Het opgestelde bestek dient voor het bepalen van de operationele en financiële consequenties. Bij uitbesteding worden offertes aangevraagd op basis van het bestek.
In het projectplan wordt het effect voor de organisatie vastgelegd. Elke wijziging heeft invloed op het dagelijkse proces. Door die invloed en effecten vooraf te bepalen en vast te leggen is de organisatie in staat goed met de wijzigingen om te gaan. Maatregelen voor het voorkomen van productiebelemmerende verstoringen dienen in het projectplan te worden vastgelegd.
Voorbereidende fase
Opstellen van een gedetailleerde verdeling van werkzaamheden met alle overeengekomen termijnen en toewijzingen van werkzaamheden aan personen.
Aanvragen van offertes op basis van het bestek en de gestelde opleveringstermijnen.
Opstellen procedures voor communicatie, meerwerk, rapportages e.d.
Presenteren van het projectplan aan alle betrokkenen, van directie tot werkvloer.
Na volledige overeenstemming start de realisatiefase.
Realisatiefase
Organiseren van een kick-off voor de betrokken medewerkers. Overbrengen van de ondersteuning en visie van het management of de directie.
Verstrekken van opdrachten aan toeleveranciers met strikte afspraken over de leveringstermijnen.
Dagelijkse controle van de voortgang van het gestelde tijdsplan.
Direct maatregelen nemen bij (dreigende) overschrijding van de gestelde termijnen.
Bij het behalen van mijlpalen de betrokkenen informeren door een presentatie of nieuwsbrief.
Opleveringsfase
Controleren op de juistheid van de geleverde apparatuur en programmatuur.
Controleren of alle werkzaamheden juist zijn uitgevoerd.
Opstellen en tekenen van het opleverprotocol.
Organiseren van een kick-off voor de betrokkenen in de nieuwe situatie.
Nazorgfase
Begeleiden van de betrokken medewerkers in de nieuwe gewijzigde situatie.
Instellen van een helpdesk voor het opvangen van vragen en directe ondersteuning.
Evaluatiefase
Vaststellen of het project voldoet aan de gestelde verwachtingen. Door interviews en onderzoek, bij voorbeeld, vaststellen of in het project: het rendement wordt behaald dat berekend is, de gebruikers de gewenste functionaliteit hebben gekregen, de organisatiewijziging volledig en juist is doorgevoerd.
Ervaringen van het onderzoek vastleggen in een auditrapport.
Het auditrapport vormt de basis voor een vervolgproject.